Peraturan Perusahaan vs Perjanjian Kerja Bersama: Kapan Perusahaan Wajib Punya PKB?

Seorang staf HR di perusahaan garmen dengan 45 karyawan baru saja ditegur oleh pengawas ketenagakerjaan karena perusahaannya tidak pernah membuat Peraturan Perusahaan. Di sisi lain, di perusahaan tetangga yang punya serikat pekerja aktif, manajemen bertanya-tanya apakah mereka wajib membuat Perjanjian Kerja Bersama atau cukup mengandalkan Peraturan Perusahaan yang sudah ada. Dua situasi ini sering membingungkan pengusaha maupun pekerja, sebab keduanya sama-sama mengatur syarat kerja, tetapi punya dasar hukum, proses pembuatan, dan kekuatan mengikat yang berbeda. Kesalahpahaman soal kapan wajib punya Peraturan Perusahaan (PP) dan kapan harus beralih ke Perjanjian Kerja Bersama (PKB) bisa berujung pada sanksi hukum maupun sengketa hubungan industrial. Artikel ini membahas tuntas perbedaan keduanya berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana terakhir diubah dengan UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.

1. Definisi dan Perbedaan Mendasar antara PP dan PKB

Secara hukum, Peraturan Perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama sama-sama merupakan dokumen yang memuat syarat kerja, hak, dan kewajiban di tempat kerja, tetapi keduanya lahir dari proses yang berbeda. Pasal 1 angka 20 UU No. 13 Tahun 2003 mendefinisikan Peraturan Perusahaan sebagai peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan. Artinya, PP adalah dokumen sepihak yang disusun dan ditetapkan oleh pengusaha, meskipun dalam praktiknya penyusunannya tetap wajib memperhatikan masukan dari wakil pekerja. Berbeda dengan itu, Pasal 1 angka 21 mendefinisikan Perjanjian Kerja Bersama sebagai perjanjian yang merupakan hasil perundingan antara serikat pekerja/serikat buruh atau beberapa serikat pekerja/serikat buruh yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha, atau beberapa pengusaha, atau perkumpulan pengusaha. Dengan kata lain, PKB adalah dokumen dua arah yang lahir dari negosiasi kolektif, bukan penetapan sepihak. Perbedaan sumber pembentukan ini berimplikasi besar pada kekuatan hukumnya: PP relatif mudah diubah oleh pengusaha sesuai kebutuhan operasional, sedangkan PKB hanya bisa diubah melalui kesepakatan bersama dengan serikat pekerja. Bagi pekerja, memahami dokumen mana yang berlaku di perusahaannya penting karena keduanya menjadi rujukan utama saat terjadi perselisihan mengenai upah, jam kerja, cuti, atau tata tertib kerja.

2. Ambang Batas Jumlah Pekerja yang Mewajibkan Peraturan Perusahaan

Tidak semua perusahaan wajib memiliki Peraturan Perusahaan. Pasal 108 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 secara tegas mengatur bahwa pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) orang pekerja wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk. Ketentuan ambang batas 10 pekerja ini tidak diubah oleh UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, sehingga tetap menjadi acuan hingga saat ini. Artinya, perusahaan kecil dengan kurang dari 10 pekerja secara hukum tidak wajib membuat PP, meskipun tetap disarankan untuk memiliki dokumen semacam ini demi kepastian hukum dan tata kelola sumber daya manusia yang baik. Sebaliknya, perusahaan yang telah mencapai atau melewati ambang 10 pekerja wajib segera menyusun PP dan mengajukan pengesahannya. Perlu dicatat bahwa penghitungan jumlah pekerja mencakup seluruh pekerja tetap maupun tidak tetap yang bekerja di bawah perintah dan pengawasan pengusaha, bukan hanya karyawan tetap. Banyak perusahaan rintisan atau usaha kecil yang berkembang pesat sering lalai memantau ambang batas ini, sehingga baru menyadari kewajiban tersebut setelah menerima teguran dari pengawas ketenagakerjaan. Dalam praktik, kasus semacam ini kerap ditemukan pada perusahaan yang mengalami pertumbuhan cepat tanpa diimbangi pembenahan aspek legalitas ketenagakerjaan.

3. Isi Wajib dan Masa Berlaku Peraturan Perusahaan

Peraturan Perusahaan tidak bisa disusun sembarangan karena undang-undang menetapkan muatan minimum yang harus ada di dalamnya. Berdasarkan Pasal 111 UU No. 13 Tahun 2003, peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja/buruh, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan, dengan masa berlaku paling lama 2 (dua) tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya. Ketentuan ini memastikan PP tidak menjadi dokumen statis yang ketinggalan zaman, melainkan harus ditinjau ulang secara berkala mengikuti perkembangan kondisi perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan. Selama masa berlakunya, isi PP juga tidak boleh diubah begitu saja, sebab Pasal 113 mensyaratkan perubahan sebelum jangka waktu berakhir hanya dapat dilakukan atas kesepakatan antara pengusaha dan wakil pekerja/buruh. Dari sisi prosedur, naskah PP yang telah disusun wajib diajukan untuk mendapatkan pengesahan, dan Pasal 112 mewajibkan pejabat berwenang memberikan pengesahan paling lama 30 hari kerja sejak naskah diterima, bahkan jika lewat dari batas waktu tersebut dan PP telah memenuhi syarat, PP dianggap telah disetujui. Kelalaian memperbarui PP setelah masa berlaku 2 tahun berakhir sering luput dari perhatian manajemen, padahal PP yang kedaluwarsa berpotensi menimbulkan kekosongan hukum saat terjadi perselisihan hubungan industrial.

4. Kondisi yang Mendorong Perusahaan Membentuk PKB

Berbeda dengan PP yang wajib berdasarkan jumlah pekerja, kewajiban membentuk PKB terkait erat dengan keberadaan serikat pekerja di perusahaan. Pasal 116 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 mengatur bahwa perjanjian kerja bersama dibuat melalui perundingan antara serikat pekerja/serikat buruh yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha. Ketentuan ini menunjukkan bahwa inisiatif pembentukan PKB umumnya datang dari serikat pekerja yang meminta perundingan, dan pengusaha pada dasarnya wajib merespons dan berunding dengan itikad baik ketika permintaan tersebut diajukan oleh serikat yang telah tercatat resmi. Meskipun undang-undang tidak secara eksplisit mewajibkan pembentukan PKB semata-mata karena adanya serikat pekerja, dalam praktiknya begitu serikat pekerja terbentuk dan meminta perundingan, pengusaha yang menolak berunding tanpa alasan sah dapat dianggap melakukan union busting yang justru berisiko pada sanksi pidana berdasarkan ketentuan kebebasan berserikat dalam UU No. 21 Tahun 2000 tentang Serikat Pekerja/Serikat Buruh. Selain itu, apabila di satu perusahaan hanya terdapat satu serikat pekerja, Pasal 119 ayat (1) mensyaratkan serikat tersebut memiliki anggota lebih dari 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah seluruh pekerja untuk berhak mewakili pekerja dalam perundingan PKB, sedangkan jika di perusahaan terdapat lebih dari satu serikat pekerja, yang berlaku bukan lagi ambang batas 50% sebagaimana bunyi asli Pasal 120 ayat (1) dan ayat (2) UU Ketenagakerjaan, sebab Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 115/PUU-VII/2009 telah membatalkan kedua ayat tersebut. Aturan yang berlaku saat ini adalah Pasal 120 ayat (3) sebagaimana dimaknai ulang oleh putusan MK tersebut dan dijabarkan teknis dalam Pasal 19 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 28 Tahun 2014, yaitu tim perunding gabungan yang disusun secara proporsional dari maksimal 3 (tiga) serikat pekerja atau gabungan serikat pekerja yang masing-masing beranggotakan minimal 10% dari seluruh pekerja. Dengan demikian, keberadaan serikat pekerja yang aktif dan terdaftar menjadi faktor penentu utama yang mendorong lahirnya PKB di suatu perusahaan.

5. Proses Perundingan, Masa Berlaku, dan Pendaftaran PKB

Pembentukan PKB melalui proses yang lebih formal dan panjang dibandingkan PP karena melibatkan negosiasi dua pihak. Naskah PKB harus dibuat secara tertulis dengan huruf latin dan dalam bahasa Indonesia sebagaimana disyaratkan Pasal 116 ayat (3), dan menurut Pasal 123 ayat (1), perjanjian kerja bersama dibuat untuk paling lama 2 (dua) tahun. Pasal 123 ayat (2) memberikan kelonggaran bahwa masa berlaku tersebut dapat diperpanjang paling lama 1 (satu) tahun berdasarkan kesepakatan tertulis antara pengusaha dan serikat pekerja. Setelah disepakati dan ditandatangani, Pasal 132 ayat (1) menegaskan bahwa PKB mulai berlaku pada tanggal ditandatangani, kecuali ditentukan lain, dan Pasal 132 ayat (2) mewajibkan pengusaha mendaftarkan PKB tersebut pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan agar memiliki kekuatan hukum yang jelas dan dapat diawasi pelaksanaannya. Penting dicatat bahwa Pasal 118 menegaskan dalam satu perusahaan hanya dapat dibuat satu PKB yang berlaku bagi seluruh pekerja, sehingga apabila ada lebih dari satu serikat pekerja, mereka harus membentuk tim perunding gabungan sesuai mekanisme Pasal 120 ayat (3) UU Ketenagakerjaan jo. Pasal 19 Permenaker No. 28 Tahun 2014 seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya, bukan membuat PKB terpisah-pisah. Proses perundingan ini idealnya dilakukan dengan itikad baik dari kedua pihak, mengingat hasil akhirnya akan mengikat seluruh pekerja di perusahaan, termasuk pekerja yang bukan anggota serikat, selama isinya menguntungkan atau setidaknya tidak merugikan pekerja tersebut.

6. Status Hukum Peraturan Perusahaan Setelah PKB Terbentuk

Salah satu pertanyaan paling sering muncul adalah apa yang terjadi pada PP yang sudah ada ketika perusahaan akhirnya memiliki PKB. Jawabannya diatur jelas dalam Pasal 108 ayat (2) UU No. 13 Tahun 2003, yang menyatakan bahwa kewajiban membuat peraturan perusahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki perjanjian kerja bersama. Artinya, begitu PKB sah dan berlaku, PP secara otomatis kehilangan fungsi utamanya sebagai instrumen pengatur syarat kerja karena posisinya digantikan oleh PKB yang punya kekuatan hukum lebih tinggi. Lebih jauh, Pasal 129 ayat (1) menegaskan bahwa pengusaha dilarang mengganti perjanjian kerja bersama dengan peraturan perusahaan selama di perusahaan yang bersangkutan masih ada serikat pekerja/serikat buruh, kecuali dalam kondisi tertentu. Pasal 129 ayat (2) memberikan pengecualian bahwa penggantian PKB dengan PP hanya dapat dilakukan apabila di perusahaan tersebut sudah tidak ada lagi serikat pekerja/serikat buruh, dan ketentuan dalam PP yang baru dibuat tidak boleh lebih rendah dari ketentuan PKB sebelumnya. Ketentuan ini melindungi hak-hak yang sudah diperoleh pekerja melalui proses perundingan kolektif agar tidak begitu saja diturunkan secara sepihak oleh pengusaha ketika serikat pekerja sudah tidak lagi eksis.

7. Daya Ikat PKB terhadap Pengusaha, Pekerja, dan Serikat Pekerja

PKB memiliki kekuatan mengikat yang jauh lebih luas dibandingkan PP karena melibatkan lebih banyak pihak sekaligus menempatkan kewajiban timbal balik yang jelas bagi semua pihak. Pasal 126 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 menegaskan bahwa pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh, dan pekerja/buruh wajib melaksanakan ketentuan yang ada dalam perjanjian kerja bersama. Pasal 126 ayat (2) selanjutnya mewajibkan pengusaha dan serikat pekerja memberitahukan isi PKB kepada seluruh pekerja, sementara Pasal 126 ayat (3) mewajibkan pengusaha mencetak dan membagikan naskah PKB kepada setiap pekerja/buruh atas biaya perusahaan, sehingga tidak ada alasan bagi pekerja untuk tidak mengetahui hak dan kewajibannya. Cakupan daya ikat PKB juga ditegaskan melalui Pasal 127 ayat (1) yang melarang perjanjian kerja individual bertentangan dengan PKB, dengan konsekuensi ketentuan yang bertentangan batal demi hukum sebagaimana diatur Pasal 127 ayat (2). Bahkan apabila perjanjian kerja seorang pekerja tidak mengatur suatu hal yang sudah diatur dalam PKB, Pasal 128 menegaskan bahwa ketentuan PKB tetap berlaku. Dengan kerangka ini, PKB menjadi rujukan utama yang mengalahkan PP maupun perjanjian kerja individual saat terjadi perselisihan mengenai upah lembur, cuti, atau pesangon, sehingga baik pengusaha maupun pekerja perlu benar-benar memahami isi PKB secara menyeluruh, bukan sekadar menandatangani tanpa membaca detail klausulnya.

8. Sanksi Hukum bagi Perusahaan yang Tidak Memiliki PP atau PKB yang Diwajibkan

Ketentuan mengenai kewajiban PP dan PKB bukan sekadar imbauan administratif, melainkan disertai ancaman sanksi pidana bagi pelanggarnya. Pasal 188 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 mengatur bahwa barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 ayat (1) dikenakan sanksi pidana denda paling sedikit Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) dan paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Sanksi ini tergolong tindak pidana pelanggaran yang diperiksa melalui acara pemeriksaan cepat atau tindak pidana ringan di pengadilan negeri, sehingga prosesnya relatif lebih singkat dibandingkan perkara pidana pada umumnya, namun tetap berdampak pada reputasi dan kredibilitas hukum perusahaan. Selain sanksi pidana, dalam praktik pengawasan ketenagakerjaan, perusahaan yang tidak memiliki PP atau tidak memperbarui PP yang telah kedaluwarsa juga berpotensi menerima nota pemeriksaan dan perintah perbaikan dari pengawas ketenagakerjaan sebelum kasus berlanjut ke ranah pidana. Bagi perusahaan yang seharusnya memiliki PKB karena ada serikat pekerja namun justru mempertahankan PP secara melawan hukum sebagaimana dilarang Pasal 129, risiko yang muncul bukan hanya sanksi administratif, tetapi juga gugatan perselisihan hak dari serikat pekerja ke Pengadilan Hubungan Industrial. Setiap perusahaan disarankan melakukan audit berkala terhadap status PP maupun PKB mereka agar terhindar dari risiko hukum semacam ini.

Dasar Hukum

Pasal 108 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang pekerja membuat peraturan perusahaan
Pasal 111 UU No. 13 Tahun 2003, menetapkan muatan minimum peraturan perusahaan, mencakup hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya
Pasal 116 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003, mengatur bahwa perjanjian kerja bersama dibuat melalui perundingan antara serikat pekerja yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha
Pasal 120 ayat (3) UU No. 13 Tahun 2003 sebagaimana dimaknai ulang oleh Putusan Mahkamah Konstitusi No. 115/PUU-VII/2009, menggantikan ambang batas 50% dukungan pada Pasal 120 ayat (1) dan (2) versi asli yang telah dibatalkan MK
Pasal 19 Permenaker No. 28 Tahun 2014, menjabarkan secara teknis mekanisme pembentukan tim perunding gabungan dari maksimal 3 serikat pekerja atau gabungan serikat pekerja secara proporsional